هوش تجاري، مجموعه تواناييها، تكنولوژي ها، ابزارها و راهكارهايي است كه به درك بهتر مديران از شرايط كسب و كار كمك مي نمايد. ابزارهاي هوش تجاري، ديدگاه هايي از شرايط گذشته، حال و آينده را در اختيار افراد قرار مي دهند.

 

1- شرح مسئله 

 سازمانهاي مختلف با ابعاد و زمينه هاي کاري متفاوت ممکن است با مشکلات متفاوتي در امر استفاده بهينه از داده هاي موجود در سيستم هايي از قبيل فروش، انبار و مالي مواجه شوند. بطور مشخص مي توان به مسائل زير بعنوان چالش سازمانها در استفاده از داده ها اشاره نمود: 

 - در بسياري از شرايط داده ها در منابع مختلفي قرار دارند و يکپارچه نمودن آنها براي بدست آوردن گزارشات تحليلی، کاری هزينه بر و زمانگير براي سازمان ها مي باشد. 

 - نرم افزارهاي عملياتي در سازمان مثل برنامه هاي فروش، مالي، منابع انساني، انبار، حقوق دستمزد و ... 

 مي تواند گزارشاتي را تا سطح مديران مياني فراهم آورد. کمتر ديده شده که مديران ارشد از ابزارهاي ذکر شده بعنوان منبع تصميم سازي استفاده نمايند و بيشتر گزارشات مورد نظر آنها توسط مديران مياني و با صرف زمان زياد تهيه مي شود و گاه اين عمليات بصورت روزانه بايد تکرار شود. 

 - بدليل نوع طراحي نرم افزارهاي عملياتي، ساختن گزارشات حجيم از اطلاعات موجود بسيار کند خواهد بود. 

 - بيشتر گزارشات توليد شده توسط نرم افزارهاي عملياتي، گزارشاتي ساده و نمايانگر عمليات انجام شده در سيستم مي باشد و نمي توان بوسيله آنها گزارشات تحليلي و چند بعدي در زمان کوتاه ساخت. 

 - در بسياري از مواقع گزارشات ساخته شده ديدگاهي عميق به مديران ارشد براي اتخاذ تصميمات استراتژيک مناسب ارائه نمي دهد. 

 - پرسنل يک مجموعه براي درک بهتر از شرايط کار نياز به گزارشات تحليل دارند. عدم سهولت در ايجاد چنين گزارشاتي باعث مي شود تا افراد بدنه سازمان از مسير اصلي کار خارج گردند و يا زمان زيادي صرف تحليل شرايط مختلف نمايند. 

 هوش تجاري ( Business Intelligence ) راهکاري است که براي شرايط مطروحه پاسخ مناسب ارائه مي دهد. 

 

 2- هوش تجاري چيست؟ 

 هوش تجاري مجموعه تواناييها، تکنولوژي ها، ابزارها و راهکارهايي است که به درک بهتر مديران از شرايط کسب و کار کمک مي نمايد. ابزارهاي هوش تجاري، ديدگاه هايي از شرايط گذشته، حال و آينده را در اختيار افراد قرار 

 مي دهند. با پياده سازي راهکارهاي هوش تجاري فاصله موجود بين مديران مياني و مديران ارشد از ديدگاه ارتباط اطلاعاتي از ميان خواهد رفت و اطلاعات مورد نياز مديران در هر سطح، در لحظه و با کيفيت بالا در اختيار آنها قرار خواهد گرفت. همچنين کارشناسان و تحليل گران مي توانند با استفاده از امکانات ساده، فعاليتهاي خود را بهبود بخشند و به نتايج بهتري دست پيدا نمايند. 

 

 3- هوش تجاري چطور کار مي کند؟ 

 هوش تجاري بر مبناي يک هدف ساده پياده سازي مي شود: "بهبود کارايي با ايجاد بستر مناسب براي تصميم سازي در سازمان". وقتي که ديدگاه مديران نسبت به داده هاي سازماني کامل وجامع است، مي توان به تصميمات اتخاذ شده اطمينان کامل داشت و مطمئن بود که اين تصميمات سازمان را در شرايط رقابتي حفظ مي نمايد و همچنين اهداف تعريف شده به دست خواهند آمد. اما براي استفاده کامل از قابليتهاي هوش تجاري، اين راه کار بايد توانايي انعطاف پذيري و در اختيار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تيمها و کل سازمان را داشته باشد. همچنين هوش تجاري بايد به نيازهاي مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخگو باشد و از تمام اطلاعات ساختار يافته و يا ساختار نيافته براي تصميم سازي استفاده نمايد. برای پیاده سازی هوش تجاری پنج مرحله زیر را باید به ترتیب انجام داد: 

 1. شناسایی منابع داده: منابع اطلاعاتی بسیاری در سازمان وجود دارد. سوابق پروژه ها، طرح ها، اقدام ها، اسناد مالی، دستورالعمل ها و نقشه های طرح های تفصیلی و اجرایی، کتابچه های ضوابط و مقررات و بخشنامه ها بخشی از داده های کاغذی در سازمان می باشند. همچنین داده های موجود در سیستم های عملیاتی که بصورت مکانیزه در حال سرویس دهی به مشتریان هستند نیز منابع بسیار مهم داده ای در سازمان هستند. این منابع باید بخوبی شناسایی و مورد بررسی قرار گرفته و منابع مورد نیاز برای پیاده سازی هوش تجاری به دقت انتخاب شوند. 

 2. استخراج، تبدیل و بارگذاری داده ها : برای منابع داده های کاغذی باید اقلام مورد نیاز از هر منبع را مشخص نمود و سپس آنها را در قالب فرم های خاصی طراحی نمود، سپس دستورالعمل های لازم برای برداشت داده ها از منابع کاغذی تهیه و تنظیم شود، تیم های مورد نیاز برای استخراج داده ها از بایگانی ها باید سازماندهی و آموزش های لازم به آنها داده شود، سپس اطلاعات استخراج شده به بانک های اطلاعاتی وارد شوند و نهایتا کنترل های لازم برای پالایش داده های جمع آوری شده باید انجام شوند و اعتبار داده های جمع آوری شده مورد بررسی و تایید قرار گیرد. 

 3. تجمیع داده: داده های جمع آوری شده از منابع مختلف اعم از سیستم های عملیاتی و منابع کاغذی و سایر منابع باید دسته بندی شده و دریک پایگاه داده ای تحلیل جمع آوری و سازماندهی شوند. 

 4. تحلیل داده های جمع آوری شده: در این مرحله باید سازمان شاخص های کلیدی عملکرد را شناسایی نموده و متریک هایی را برای اندازه گیری آنها مشخص نماید، سپس با استفاده از فن آوری های داده کاوی و پردازش های تحلیلی برخط انواع تحلیل های موضوعی و مدل سازی بر روی اطلاعات موجود در پایگاه اطلاعاتی بوجود آمده انجام می شود. 

 5. ارائه اطلاعات: تحلیل های انجام شده با استفاده از فن آوری های داشبورد، کارت های امتیاز متوازن و ابزارهای گزارش گیری به ساده ترین شکل در اختیار کارشناسان، مدیران و سیاستگذاران سازمان قرار خواهد گرفت. 

 

 4- قابليتهاي راه کار هوش تجاري 

 راه کار هوش تجاري مجموعه امکانات هماهنگ براي تسهيل فرآيند تصميم سازي در سازمان در تمام سطوح است که به سادگي و با هزينه کم قابل پياده سازي مي باشد. 

 - هماهنگي داده ها: به طور معمول در سازمانها پراکندگي اطلاعاتي زيادي مشاهده مي شود. استفاده از ابزارهاي مختلف باعث مي شود تا بانکهاي اطلاعاتي متفاوت با ساختارهاي گوناگون در يک سازمان ايجاد شود. سرويس هماهنگ کننده اطلاعات در راه کار هوش تجاري اين امکان را فراهم مي آورد تا بانک اطلاعاتي متمرکز از اطلاعات ارزشمند براي تصميم سازي در زمان مناسب ساخته شود. 

 - انباره داده ها: همانطور که شرح داده شد در سازمانها پراکندگي اطلاعات يکي از بزرگترين معضلات مي باشد. انباره داده اين امکان را فراهم مي آورد تا داده هاي مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگي در يک بانک اطلاعاتي متمرکز قرار گيرد. 

 - داشبورد گزارشات: راه هاي مختلفي براي نمايش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما اين تنها بخشي از راه کار هوش تجاري مي باشد. يک گزارش موثر بايد بخوبي با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نيازهاي آنها را مرتفع نمايد. 

 - OLAP: قابليتي است که دسترسي به اطلاعات براي ساخت گزارشات و تحليل داده را براي کاربران غير فني امکان پذير مي نمايد. 

 - نظارت : با استفاده از نظارت مي توان بر شرايط دستیابی به اهداف مهم نظارت نمود و وضعيت پيشرفت آنها را تحت نظر گرفت. بعنوان مثال مي توان ميزان فروش هدف يک ماه را با ميزان فروش واقعي مقايسه نمود و در خصوص برنامه ربزي فروش تصميم گيري نمود. 

 - تحليل: دريافت اطلاعات و نمايش آنها در شکل هاي گوناگون تنها اولين قدم در راه کار هوش تجاري مي باشد. اين راه کار ابزار قدرتمند تحليل براي گروه هاي مختلف و موضوع هاي متفاوت را در اختيار افراد قرار مي دهد. 

 

 5- چه نوع کسب و کاري مي تواند از اين راهکار بهره ببرد؟ 

 - شرکتهاي توليدي و فروش 

 - بدست آوردن ديدگاه نسبت به افزايش يا کاهش سود حاصل از فروش. ميزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانالهاي فروش. پيش بيني ميزان فروش و سود آوري بر مبناي داده هاي قبلي 

 - کنترل و برنامه ريزي مناسب براي منابع فروش 

 - شناسايي مشتريان باارزش 

 - هماهنگي برنامه فروش با اهداف سازماني 

 - شرکتهاي سرمايه گذاري 

 - بدست آوردن ديدگاه نسبت به سرمايه گذاري هاي انجام شده و پيش بيني سود حاصله از منابع مالي اختصاص داده شده 

 - بدست آوردن ديدگاه نسبت به شرايط هر يک از سرمايه گذاري هاي انجام شده بصورت جداگانه 

 - کنترل اهداف و يا تعيين اهداف جديد بر مبناي گزارشات بدست آمده 

 - تصميم سازي براي انجام سرمايه گذاري هاي جديد بر مبناي تحليل داده هاي پيشين 

 - هماهنگي شرايط سرمايه گذاري با اهداف سازماني 

 - شرکتهای خدماتي 

 - تحليل نوع خدمات بر مبناي موقعيت هاي مختلف، زمان خدمت رساني، هزينه هاي انجام شده و سود بدست آمده 

 - بدست آوردن ديدگاه نسبت به نحوه خدمت رساني به مشتريان 

 - تصميم سازي در جهت نحوه ارائه خدمات 

 - هماهنگي خدمات با اهداف سازماني 

 - شرکتهاي پروژه اي 

 - بدست آوردن ديدگاه نسبت به شرايط پروژه هاي انجام شده در هر لحظه 

 - بدست آوردن ديدگاه از بودجه و منابع تخصيص داده شده به پروژه 

 - تحليل ارزش کسب شده در طول مدت حيات پروژه 

 - پيش بيني شرايط منابع موجود با پيشرفت پروژه 

 - هماهنگ نمودن شرايط پروژه ها با اهداف سازماني 

 

 6- چه افرادي در سازمان از پياده سازي اين راهکار بهره خواهند برد؟ 

 - مديران ارشد 

 - در اختيار داشتن محلي متمرکز براي مشاهده گزارشات مختلف از شرايط سازمان 

 - افزايش ضريب اطمينان تصميم سازي 

 - کاهش هزينه ها با بدست آمدن ديدگاه نسبت به عملکرد بخشهاي مختلف سازمان 

 - بررسي شرايط اهداف سازمان و برنامه ريزي براي دستيابي به اهداف 

 - مديران فروش، عمليات، پروژه 

 - کنترل روند انجام امور با در اختيار گرفتن گزارشات تحليلي 

 - تقويت توان مشاوره به مديران ارشد در جهت انتخاب بهترين استراتژي 

 - مديران فناوری اطلاعات 

 - کاهش حجم امور تکراري با خودکار نمودن فرآيندهاي جمع آوري داده ها و گزارش سازي از آنها 

 - مديريت و امنيت متمرکز 

 - استفاده از دانش موجود براي راهبري ابزارها

 

منبع: www.article.refco.ir

 

نظر خود را اضافه کنید.

0 / 8000 محدودیت حروف
متن شما باید بین 3 تا 8000 حرف باشد
  • هیچ نظری یافت نشد